Les rôles bénévoles
Un rôle décrit un poste à pourvoir. Ses réglages décident qui apparaît dans les listes de bénévoles — c'est la pièce centrale de l'application.
1. Qu'est-ce qu'un rôle ?
Un rôle est un poste à tenir pendant un match : buvette, table de marque, arbitrage, responsable de salle, tenue du terrain… Vous le définissez une fois pour le club, puis vous le réutilisez dans vos gabarits de besoins et dans les besoins de chaque match.
Chaque rôle porte aussi son barème de points, et quelques réglages qui déterminent qui peut le tenir. Ce sont ces réglages qui font l'essentiel de cette page.
2. Qui peut tenir un rôle : la catégorie
C'est le réglage le plus utile, et le plus souvent mal lu. Prenez deux minutes : il vous évitera de chercher pourquoi telle personne n'apparaît pas dans une liste.
Vos catégories sont ordonnées
Quand vous créez vos catégories, vous leur donnez un ordre : U11, puis U13, puis U15, puis Séniors. Plus la catégorie est haute dans cet ordre, plus elle est âgée. Tout ce qui suit se compare sur cet ordre — jamais sur le nom de la catégorie.
Une règle se lit en une phrase
Sur la fiche d'un rôle, vous ajoutez des règles de la forme : « Pour les matchs de telle catégorie, il faut être au minimum telle catégorie, et au maximum telle catégorie ». Le maximum est facultatif : sans lui, il n'y a pas de plafond.
Le minimum : l'aîné couvre le cadet
Un licencié peut tenir le rôle si sa catégorie est au moins aussi âgée que le minimum demandé. Un U15 peut donc tenir un rôle qui exige « au minimum U13 », et un Sénior aussi. L'inverse n'est pas vrai : un U11 ne peut pas tenir un rôle qui exige U13.
C'est le point contre-intuitif : on lit souvent « minimum U13 » comme « réservé aux U13 ». C'est l'inverse — le minimum est un plancher, tout le monde au-dessus passe.
Exemple — un rôle qui exige « au minimum U13 »
| Catégorie du licencié | Peut tenir le rôle ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| U11 | Non | Plus jeune que le minimum |
| U13 | Oui | Pile au minimum — il passe |
| U15 | Oui | Plus âgé que le minimum |
| Séniors | Oui | Plus âgé que le minimum |
Si vous ajoutez « au maximum U15 » à la même règle, les Séniors basculent à « Non » : ils sont plus âgés que le plafond.
Le maximum : écarter les plus âgés
Le maximum fonctionne dans l'autre sens : la catégorie du licencié doit être au plus celle indiquée. Il sert à réserver un rôle aux jeunes — par exemple « minimum U15, maximum U18 » écarte les Séniors. Les deux bornes sont inclusives : quelqu'un pile au minimum, ou pile au maximum, est accepté.
Une règle par catégorie de match
Une règle peut viser une catégorie de match précise, ou tous les matchs. Si les deux existent, la plus précise l'emporte : l'application cherche d'abord une règle correspondant à la catégorie du match, et n'utilise la règle générale que si aucune ne correspond. Deux règles ne s'additionnent jamais.
Aucune règle = aucune restriction
Si vous n'ajoutez aucune règle, le rôle est accessible à tous les licenciés qui en ont la compétence. C'est le cas de la plupart des postes : la buvette n'a généralement pas besoin de règle de catégorie.
Trois choses à savoir
- Sans catégorie, pas d'éligibilité. La catégorie vient de l'adhésion du licencié à la saison du match. Une personne sans adhésion pour cette saison n'a pas de catégorie et sera écartée, avec un message l'invitant à contacter le club.
- Vous pouvez passer outre. Sur le détail d'un match, la case « Afficher aussi les licenciés hors critères de catégorie » rouvre la liste. Elle ne lève que les bornes de catégorie : la compétence, la règle des majeurs et les conflits d'horaire continuent de s'appliquer.
- Un besoin peut imposer une catégorie exacte. Sur un match donné, vous pouvez exiger que tel poste soit tenu par telle catégorie précisément. Cette exigence remplace les bornes minimum et maximum au lieu de s'y ajouter, et la case « hors critères » ne la lève pas. Si personne ne correspond, l'application élargit d'elle-même au reste du club plutôt que de laisser le poste vide.
3. Rôle réservé aux majeurs
Certains postes demandent d'être majeur — la buvette, souvent. Cochez « réservé aux majeurs » sur le rôle : l'âge est alors vérifié à la date du match, et non à la date du jour. Quelqu'un qui aura 18 ans le jour de la rencontre est donc accepté.
Si la date de naissance n'est pas renseignée, la personne est écartée avec un message explicite. Cette règle est indépendante des catégories : les deux s'appliquent en même temps.
4. Rôle facultatif
Un rôle facultatif est un poste de confort : agréable à pourvoir, pas indispensable. L'attribution automatique ne le comble jamais, et un poste facultatif resté vide n'est pas compté comme un manque — ni dans les compteurs de couverture, ni dans les alertes.
Il reste proposé aux bénévoles qui veulent s'inscrire, et vous pouvez toujours y désigner quelqu'un à la main.
5. Attribuer un rôle d'office à la création
Par défaut, un nouveau licencié reçoit tous les rôles : il est considéré capable de tenir n'importe quel poste, à vous d'affiner ensuite. Pour un poste très spécifique, ce n'est pas souhaitable — surtout si vous importez cinquante licenciés d'un coup.
Décochez alors « Attribuer automatiquement ce rôle à la création d'un licencié » sur la fiche du rôle. Les nouveaux licenciés ne le recevront plus d'office, et vous l'attribuerez au cas par cas.
Deux précisions : ce réglage ne concerne que les créations futures — les licenciés déjà enregistrés gardent leurs compétences —, et tous vos rôles existants sont restés cochés, votre fonctionnement actuel est donc inchangé.
6. Les compétences d'un licencié
Les compétences d'un licencié disent quels rôles il peut tenir. C'est le premier filtre, avant même les catégories : sans la compétence, la personne n'apparaît dans aucune liste pour ce poste, et aucun réglage ne permet de contourner cela.
Vous les modifiez au cas par cas depuis la fiche du licencié. Pour un ajustement global, la fiche d'un rôle propose « appliquer ce rôle en masse » : il est ajouté à tous les adhérents du périmètre choisi. Si le rôle est réservé aux majeurs, les mineurs sont écartés et comptés à part dans le bilan.
7. Créer ou modifier un rôle
Depuis le paramétrage du club, un rôle se crée avec son libellé, une description facultative, son barème de points, et les réglages vus plus haut : réservé aux majeurs, facultatif, attribution d'office. Vous ajoutez ensuite autant de règles de catégorie que nécessaire.
Vos réglages s'appliquent immédiatement aux listes de bénévoles et à l'attribution automatique. Ils ne modifient jamais les missions déjà attribuées.
Pour comprendre les autres raisons qui peuvent écarter quelqu'un d'une liste — un match qu'il joue, deux lieux différents, une mission déjà prise — voyez Qui peut tenir une mission.